Risiken im Zusammenhang mit Zugangsdaten verwalten
Die Auswirkungen der Personalfluktuation auf den Betrieb von Zugangskontrollsystemen
Die Fluktuation des Personals belastet die Sicherheit an mehreren Standorten. Während Umstrukturierungen führen langsame Aktualisierungen zu kritischen Sicherheitslücken. Eine verspätete Einarbeitung zwingt Mitarbeiter dazu, ihre Zugangsdaten weiterzugeben, während eine verzögerte Abmeldung die Einrichtungen angreifbar macht.
Die Brivo Security Suite synchronisiert Ihre Mitarbeiter-Zutrittskontroll- und Videoüberwachungssysteme. Es erfasst Türereignisse in Echtzeit und nutzt KI-gestützte Funktionen wie Gesichtsabgleich, um unbefugtes Betreten zu melden und Ihr Grundstück sofort zu sichern.
Verwalten Sie die Mitarbeiterzugangskontrolle und die Videoüberwachung an einem Ort
Bei Zugangskontrollsystemen für Mitarbeiter ist das Ziel klar: Zugänge schnell zu erteilen, Risiken bei Rollenwechseln zu minimieren, Zugänge effizient zu widerrufen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder gekündigt wird, und eindeutige Nachweise zu führen, falls eine Überprüfung erforderlich wird.
Bereitstellung vor dem Start
Gewähren Sie den Zugriff bereits vor dem ersten Arbeitstag und legen Sie Starttermine fest, damit neue Mitarbeiter bei ihrer Ankunft einsatzbereit sind. Die Mitarbeiter melden sich mit den richtigen Zugangsdaten an, und das Video liefert visuelle Erläuterungen, falls Fragen auftreten sollten. oder wenn eine biometrische Zugangskontrolle zum Einsatz kommt. In den Protokollen werden die Ausgabe, der Zeitpunkt der Aktivierung sowie die Türaktivitäten der einzelnen Benutzer erfasst.
Abholung der Ausweise und Überprüfung am ersten Tag
Legen Sie fest, wo die Abholung stattfindet und welche Türen am ersten Tag in Betrieb sind, und ermöglichen Sie den biometrischen Zugang per Gesichtserkennung mit Brivo Door Station. Mitarbeiter erhalten einen planbaren Zutritt, während Videoaufzeichnungen dazu beitragen können, Aktivitäten zu bestätigen. Das System erstellt einen manipulationssicheren Prüfprotokollverlauf, der die erste Nutzung, Zugriffsereignisse sowie etwaige Ausnahmen innerhalb dieses Zeitraums aufzeigt.
Mobile Bereitstellung für verteilte Teams
Durch die „Zero-Touch“-Bereitstellung entfällt der logistische Engpass beim Drucken und Versenden physischer Ausweise. Die Mitarbeiter können dann mit ihren Smartphones Zutritt erhalten, und das verknüpfte Video trägt dazu bei, die Überprüfung von Vorfällen zu beschleunigen, wenn der Zutritt überprüft werden muss. In Berichten werden Änderungen der Zugangsberechtigungen und damit verbundene Türereignisse erfasst.
Schichtarbeit und befristete Projekte
Wenden Sie Zeitpläne nach Rolle, Schicht und Standort an und gewähren Sie kurzfristigen Zugang für bestimmte Projektphasen. Die Mitarbeiter erhalten einen Zugang, der ihrem Einsatz entspricht, während integrierte Videoüberwachung den Sicherheitsteams dabei hilft, Bewegungen in Risikobereichen zu überwachen.
Auftragnehmer, Lieferanten und Besucher mit festgelegten Beginn- und Endzeiten
Durch die Integration eines Zugangsmanagements für Mitarbeiter können Administratoren den Zugang von Gästen und Auftragnehmern streng zeitlich begrenzen und so das Risiko verringern, dass „veraltete“ Berechtigungen nach Projektende weiterhin bestehen bleiben. Besucher haben nur Zugang zu genehmigten Bereichen, und Videoaufzeichnungen ermöglichen eine genauere Zeitachse, falls später ein Vorfall oder ein Streitfall gemeldet wird.
Steuerung des Zugriffslebenszyklus
Personalführung bei Neueinstellungen, Rollenwechseln und Austritten
Die Fluktuation lässt sich gut bewältigen, wenn Sie den Zugriff als Lebenszyklus betrachten. Das Ziel besteht darin, die richtigen Zugangsdaten zügig zu vergeben, diese bei einer Änderung der Aufgabenbereiche anzupassen und den Zugriff bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu entziehen. Durch die Synchronisierung mit Ihrem Personal- oder Identitätsmanagementsystem als maßgebliche Quelle müssen Aktualisierungen nicht mehr manuell nachgeholt werden.
Richten Sie den Zugang bereits vor dem Arbeitsbeginn ein, damit neue Mitarbeiter vom ersten Tag an Zugang haben.
Wenden Sie rollen- und standortbasierte Regeln an, damit die Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Passen Sie die Berechtigungen an, sobald sich Rollen ändern, um eine schleichende Ausweitung der Berechtigungen und Ausnahmen zu vermeiden.
Legen Sie für kurzfristige Anforderungen einen temporären Projektzugang mit Start- und Endzeitpunkt fest.
Erledigen Sie dies umgehend, um den Beschäftigungsstatus anzupassen und Risiken zu minimieren.
Erkennen Sie die Gesichter unzufriedener, gekündigter Mitarbeiter
Überprüfen Sie den Zugriff und exportieren Sie den Ereignisverlauf mit dem zugehörigen Video, um Ausnahmen und Korrekturmaßnahmen zu dokumentieren.
Zentralisierte Betriebsabläufe
Arbeitssicherheit, Zugangskontrolle und Videoüberwachung
Die Brivo Security Suite unterstützt die Zugangskontrolle für Mitarbeiter in Bezug auf Türen und Zugangsdaten sowie die Berichterstellung in Betrieben mit mehreren Standorten.
- Nutzen Sie ereignisbasierte Warnmeldungen bei offen stehenden Türen, dem Mitfahren ohne Berechtigung und vielem mehr, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Fügen Sie eine integrierte Waffenerkennung hinzu, um eine schnellere Reaktion im Notfall zu ermöglichen.
- Stellen Sie mobile Zugangsdaten, Karten und Schlüsselanhänger aus, damit Sie diese an den Arbeitsablauf anpassen und den Zugriff bei Statusänderungen umgehend widerrufen können.
- Gewähren Sie Auftragnehmern und Besuchern einen befristeten Zugang mit festgelegten Beginn- und Endzeiten.
- Synchronisieren Sie Identitäten aus Microsoft Entra ID, Okta und Google Workspace, damit Aktualisierungen im Verzeichnis die physischen Zugangsberechtigungen in Echtzeit beeinflussen.
- Verknüpfen Sie Zutrittsereignisse mit Videoaufzeichnungen und exportieren Sie Berichte, damit Ermittlungen mit dem Türereignis beginnen und visuelle Beweise umfassen.
Warum Brivo bei Personalfluktuation?
Die Fluktuation im Personalbestand birgt vermeidbare Risiken, wenn Änderungen der Zugriffsrechte nicht zeitnah an Neueinstellungen, Stellenwechsel und Kündigungen angepasst werden. Durch die Zusammenführung von Zugriffsereignissen, Videoaufzeichnungen und Einbruchalarmen in einem einzigen Arbeitsablauf können Teams Aktivitäten sofort über ein einziges Dashboard überprüfen, ohne mehrere Tools miteinander abgleichen zu müssen.
Häufige Fragen zu Sicherheit und Personalfluktuation
Inwiefern unterstützen Zugangskontrollsysteme für Mitarbeiter das automatische Offboarding?
Sofern sich Ihr Zugangssystem mit einem maßgeblichen Verzeichnis synchronisieren lässt, können von der Personalabteilung veranlasste Statusänderungen in die Richtlinien für den physischen Zugang einfließen. Wird ein Benutzer auf übergeordneter Ebene deaktiviert oder entfernt, kann der Zugang an allen Türen und Standorten umgehend widerrufen werden. Dadurch verkürzt sich der Zeitraum zwischen einer Änderung in der Personalabteilung und einer Änderung der Zugangskontrolle, in dem die meisten Risiken im Zusammenhang mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters auftreten.
Dies ist hilfreich, wenn von einer Umstrukturierung innerhalb einer Organisation viele Personen betroffen sind oder wenn Organisationen mit hoher Fluktuationsrate häufig Mitarbeiter aus dem Dienst entlassen müssen.
Welche Berichte sollten Sicherheitsteams für Audits und Untersuchungen exportieren?
Sicherheitsteams können Folgendes exportieren:
- Rufen Sie den Ereignisverlauf nach Benutzer, Gruppen, Standorten, Türen und Zeitfenstern ab.
- Anwesenheit der Mitarbeiter an bestimmten Standorten.
- Öffnungszeiten.
- Administrative Änderungen wie die Ausstellung und der Entzug von Berechtigungen sowie Aktualisierungen von Rollen oder Gruppen.
Falls das Video mit Türereignissen verknüpft ist, fügen Sie bitte die entsprechenden Clips oder Ereignisverweise für die Zeitleiste des Vorfalls bei.
Wie gewährleisten Sie den Zugang für Zeitarbeitskräfte an mehreren Standorten?
Verwenden Sie gruppenbasierte Zugriffsrechte, die an Rollen, Standorte und Schichten gebunden sind. Legen Sie anschließend das Start- und Enddatum fest, damit der Zugriff automatisch erlischt. Halten Sie die Überwachung zentralisiert, damit Änderungen nicht von lokalen Übergaben abhängen. Überprüfen Sie Ausnahmen wöchentlich, um sicherzustellen, dass vorübergehende Zugriffsrechte nicht zu lange bestehen bleiben.
Wie lange sollten Sie Protokolle zur Zugriffskontrolle aufbewahren?
Führen Sie Protokolle gemäß den internen Richtlinien sowie allen behördlichen, vertraglichen oder versicherungstechnischen Anforderungen. Viele Teams legen bei Türen oder Standorten mit höherem Risiko längere Aufbewahrungsfristen fest und bei Bereichen mit geringem Risiko kürzere, sofern dies weiterhin der Durchführung von Untersuchungen und Prüfungen dient.
Die Aufbewahrungsdauer hängt von Ihrer Abonnementstufe und etwaigen zusätzlichen Aufbewahrungsoptionen ab, die Sie möglicherweise erworben haben:
- Standard-Edition: 1 Jahr
- Professional Edition: 2 Jahre
- Enterprise Edition: 3 Jahre
Sie können über Ihren Brivo-Händler auch zusätzliche Aufbewahrungsjahre (insgesamt bis zu 7 Jahre) erwerben. Darüber hinaus können Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsfrist (beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Tagen) festlegen, um diese an die Richtlinien Ihrer Organisation anzupassen. Die kürzeste Aufbewahrungsfrist, die Sie festlegen können, beträgt 4 Tage.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Protokolle endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Es wird daher empfohlen, alle Daten, die Sie behalten möchten, zu exportieren, bevor Sie Ihre Aufbewahrungsfrist verkürzen.
Wie kann ich sicherstellen, dass unzufriedene Mitarbeiter keine Betriebsmittel entwenden?
Beginnen Sie mit einer sofortigen Deaktivierung der Zugangsdaten, damit diese unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ihre Gültigkeit verlieren. Nutzen Sie anschließend das mit der Türaktivität verknüpfte Video, um das Verlassen von Bereichen wie Ladezonen, Lagerräumen und anderen risikoreichen Türen zu überprüfen. Eindeutige Aufzeichnungen erleichtern es, den Sachverhalt zu klären und schnell zu reagieren. Sie können mit „Face Match“ auch benutzerdefinierte Beobachtungslisten erstellen, um Warnmeldungen einzurichten, falls Kameras Personen erkennen, die mit den Bildern oder Videos übereinstimmen, die Sie dieser Liste hinzugefügt haben.
Wie kann ich sicherstellen, dass ein ehemaliger Mitarbeiter nicht im Schlepptau mitgeht?
Setzen Sie Zugangskontrollen ein, die das Offenhalten von Türen verhindern, und überwachen Sie stark frequentierte Eingänge. Videoaufzeichnungen an den Haupteingängen helfen den Teams dabei, Muster beim „Tailgating“ zu erkennen und zu überprüfen, wer das Gebäude betreten hat.
Wie kann ich sicherstellen, dass sich ein berechtigter Mitarbeiter anmeldet und nicht jemand, der dessen Zugangsdaten missbraucht?
Ordnen Sie Türzugangsereignisse den Videoaufnahmen am Eingang zu, um sicherzustellen, dass die betretende Person mit dem verwendeten Zugangsnachweis übereinstimmt. Für Bereiche mit höherem Risiko sollten Sie strengere Richtlinien einführen, wie beispielsweise eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, sofern diese konfiguriert ist. Eine konsequente Überwachung und regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, die Verantwortlichkeit zu stärken.