Gestionar el riesgo relacionado con las credenciales
El impacto de la rotación de personal en las operaciones de control de acceso
La rotación de personal pone a prueba la seguridad en las distintas sedes. Durante las reestructuraciones, las actualizaciones lentas provocan fallos de seguridad graves. La incorporación tardía obliga a los empleados a compartir credenciales, mientras que el retraso en la baja deja las instalaciones en una situación vulnerable.
El Brivo Security Suite sincroniza tus sistemas de control de acceso de empleados y de videovigilancia. Registra los eventos en las puertas en tiempo real y utiliza funciones basadas en IA, como Face Match, para detectar entradas no autorizadas y proteger tu propiedad al instante.
Gestiona el control de acceso de los empleados y las grabaciones de vídeo desde un solo sitio
Con los sistemas de control de acceso para empleados, el objetivo es sencillo: conceder el acceso rápidamente, reducir los riesgos cuando cambian las funciones, revocar el acceso de forma eficaz si un empleado se marcha o es despedido, y conservar pruebas claras para cuando haya que revisar algo.
Aprovisionamiento previo al arranque
Ofrece acceso antes del primer día y fija las fechas de inicio para que los nuevos empleados estén preparados desde el primer momento. Los empleados acceden con las credenciales correctas, y el vídeo les da una idea visual cuando surgen dudas. o cuando se utiliza el acceso biométrico. Los registros recogen la emisión, la hora de activación y la actividad de las puertas por usuario.
Recogida de acreditaciones y verificación el primer día
Define dónde se realiza la recogida y qué puertas estarán operativas desde el primer día, y ofrece acceso facial biométrico con Brivo Door Station. Los empleados tienen un registro de entradas predecible, mientras que el vídeo puede ayudar a confirmar la actividad. El sistema genera un historial de auditoría a prueba de manipulaciones que muestra el primer uso, los eventos de acceso y cualquier excepción que se produzca dentro de ese intervalo.
Emisión móvil para equipos distribuidos
El aprovisionamiento sin intervención elimina el cuello de botella logístico que supone imprimir y enviar por correo las tarjetas de identificación físicas. Así, los empleados pueden usar sus móviles para entrar, y el vídeo vinculado ayuda a agilizar la revisión de incidentes cuando hay que verificar el acceso. Los informes registran los cambios en las credenciales y los eventos relacionados con las puertas.
Acceso por turnos y proyectos temporales
Aplica horarios según el puesto, el turno y la ubicación, y concede acceso a corto plazo para proyectos concretos. Los empleados tienen un acceso que se ajusta a sus funciones, mientras que el vídeo integrado ayuda a los equipos de seguridad a supervisar los movimientos en las zonas de alto riesgo.
Contratistas, proveedores y visitantes con horarios de entrada y salida definidos
Al integrar la gestión del acceso del personal, los administradores pueden limitar estrictamente el acceso de invitados y contratistas a un periodo de tiempo concreto, lo que reduce el riesgo de que se mantengan permisos «caducados» una vez finalizado el proyecto. Los visitantes solo pueden acceder a las zonas autorizadas, y las grabaciones de vídeo permiten establecer cronologías más claras en caso de que se denuncie un incidente o una disputa más adelante.
Control del ciclo de vida de Access
La gestión ante nuevas incorporaciones, cambios de puesto y bajas
La rotación de personal es fácil de gestionar si consideras el acceso como un ciclo de vida. El objetivo es emitir las credenciales adecuadas rápidamente, adaptarlas a medida que cambian las funciones y retirar el acceso cuando finaliza la relación laboral. Al sincronizar con tu sistema de RR. HH. o de identidades como fuente de referencia, ya no hace falta ponerse al día manualmente con las actualizaciones.
Prepara el acceso antes de las fechas de inicio para que los nuevos empleados puedan acceder desde el primer día.
Aplica reglas basadas en el puesto y la ubicación para que la gente solo pueda acceder a lo que su trabajo requiere.
Actualiza los permisos a medida que cambian los roles para evitar que los permisos se amplíen sin control y que surjan excepciones.
Configura un acceso temporal al proyecto con horas de inicio y fin para necesidades a corto plazo.
Actúa rápido para ajustar la situación laboral y reducir el riesgo.
Identifica las caras de los empleados despedidos que están descontentos
Revisa el historial de eventos y exporta los datos, junto con el vídeo correspondiente, para documentar las excepciones y las medidas correctivas.
Operaciones centralizadas
Seguridad en el trabajo, control de acceso y videovigilancia
Brivo Security Suite permite gestionar el control de acceso de los empleados a las puertas y sus credenciales, además de generar informes, en operaciones con varias sedes.
- Usa alertas basadas en eventos para puertas abiertas, entradas sin autorización y otras situaciones, para detectar problemas a tiempo.
- Añade una función integrada de detección de armas para agilizar la respuesta ante emergencias.
- Emite credenciales móviles, tarjetas y llaveros para que puedas adaptarlos al flujo de trabajo y revocar el acceso rápidamente cuando cambie el estado.
- Ofrece a los contratistas y visitantes un acceso temporal con horas de inicio y fin fijas.
- Sincroniza las identidades de Microsoft Entra ID, Okta y Google Workspace, para que las actualizaciones del directorio influyan en los permisos de acceso físico en tiempo real.
- Vincula los eventos de acceso a las grabaciones de vídeo y exporta los informes, para que las investigaciones empiecen por el evento de la puerta e incluyan pruebas visuales.
¿Por qué Brivo para la rotación de personal?
La rotación de personal genera un riesgo que se puede evitar cuando los cambios en los permisos de acceso no se actualizan al mismo ritmo que las contrataciones, los cambios de puesto y las bajas. Al unificar los eventos de acceso, las grabaciones de vídeo y las alarmas de intrusión en un único flujo de trabajo, los equipos pueden comprobar al instante la actividad desde un único panel de control sin tener que consultar varias herramientas a la vez.
Preguntas frecuentes sobre la seguridad y la rotación de personal
¿Cómo ayudan los sistemas de control de acceso de los empleados a la gestión automática de la baja de los empleados?
Si tu sistema de acceso se puede sincronizar con un directorio oficial, los cambios de estado gestionados por RR. HH. pueden reflejarse en las políticas de acceso físico. Cuando se desactiva o se elimina a un usuario en el sistema central, se le puede revocar el acceso rápidamente en todas las puertas y ubicaciones. Esto reduce el tiempo que transcurre entre un cambio en RR. HH. y un cambio en el acceso a las puertas, que es cuando surgen la mayoría de los riesgos relacionados con la baja de empleados.
Esto resulta útil cuando una reestructuración organizativa afecta a muchas personas o cuando las empresas con altas tasas de rotación de personal necesitan gestionar con frecuencia la salida de empleados.
¿Qué informes deberían exportar los equipos de seguridad para las auditorías y las investigaciones?
Los equipos de seguridad pueden exportar:
- Accede al historial de eventos por usuario, grupos, sedes, puerta y franja horaria.
- Asistencia de los empleados en determinados centros.
- Horarios de apertura.
- Cambios administrativos, como la emisión y revocación de credenciales, y las actualizaciones de roles o grupos.
Si el vídeo está relacionado con eventos de las puertas, incluye los fragmentos vinculados o las referencias a los eventos para la cronología del incidente.
¿Cómo gestionas el acceso del personal temporal en varias sedes?
Utiliza el acceso por grupos vinculado a roles, ubicaciones y turnos. A continuación, establece las fechas de inicio y fin para que el acceso caduque automáticamente. Mantén la supervisión centralizada, para que los cambios no dependan de traspasos locales. Revisa las excepciones cada semana para asegurarte de que el acceso temporal no se prolongue.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de control de acceso?
Mantén los registros de acuerdo con la política interna y con cualquier requisito normativo, contractual o de seguros. Muchos equipos aplican un periodo de conservación más largo para puertas o instalaciones de mayor riesgo y uno más corto para las zonas de bajo riesgo, siempre y cuando siga siendo suficiente para las investigaciones y las revisiones de auditoría.
El periodo de retención depende de tu nivel de suscripción y de cualquier opción de retención adicional que hayas contratado:
- Edición estándar: 1 año
- Edición Profesional: 2 años
- Edición Enterprise: 3 años
También puedes adquirir años de retención adicionales (hasta un total de 7 años) a través de tu distribuidor de Brivo. Además, los administradores con los permisos adecuados pueden establecer un periodo de retención personalizado (por ejemplo, un número concreto de días) para ajustarse a las políticas de tu organización. El periodo mínimo de retención que puedes establecer es de 4 días.
Una vez que vence el periodo de conservación, los registros se borran definitivamente y no se pueden recuperar, así que te recomendamos que exportes cualquier dato que quieras conservar antes de acortar el periodo de conservación.
¿Cómo puedo asegurarme de que los empleados descontentos no se lleven material de la empresa?
Empieza con la baja inmediata, para que las credenciales dejen de funcionar en cuanto termine la relación laboral. Después, usa el vídeo vinculado a la actividad de la puerta para revisar las salidas en las zonas de carga, los almacenes y otras puertas de alto riesgo. Unos registros claros facilitan confirmar lo que ha pasado y responder rápidamente. También puedes crear listas de vigilancia personalizadas con Face Match para configurar alertas si las cámaras detectan a alguien que coincida con las imágenes o vídeos que hayas añadido a esa lista.
¿Cómo me aseguro de que un antiguo empleado no se cuele detrás de mí?
Utiliza controles de acceso que reduzcan el número de puertas dejadas abiertas y supervisa las entradas con mucho tráfico. Las cámaras de vídeo en las entradas principales ayudan a los equipos a detectar patrones de entrada en grupo y a confirmar quién ha entrado.
¿Cómo me aseguro de que quien está accediendo es un empleado autorizado y no alguien que está usando sus credenciales?
Combina los eventos de acceso a las puertas con el vídeo de la entrada para confirmar que la persona que entra coincide con la credencial utilizada. En las zonas de mayor riesgo, añade políticas más estrictas, como el acceso con dos factores de autenticación, siempre que esté configurado. La supervisión constante y las revisiones periódicas ayudan a reforzar la responsabilidad.