Risico’s met betrekking tot inloggegevens beheren
De gevolgen van personeelsverloop voor de werking van toegangscontrolesystemen
Het personeelsverloop zet de beveiliging van meerdere vestigingen onder druk. Tijdens reorganisaties leiden trage updates tot kritieke beveiligingslekken. Door vertraagde inwerkprocedures zien medewerkers zich genoodzaakt hun inloggegevens te delen, terwijl uitgestelde uitschrijvingen de vestigingen kwetsbaar maken.
De Brivo Security Suite koppelt uw toegangscontrolesystemen voor medewerkers en videobewakingssystemen aan elkaar. Het registreert deurgebeurtenissen in realtime en maakt gebruik van AI-gestuurde functies, zoals Face Match, om ongeoorloofde toegang te signaleren en uw eigendom onmiddellijk te beveiligen.
Beheer de toegangscontrole voor medewerkers en videobeelden op één plek
Bij toegangscontrolesystemen voor medewerkers is het doel eenvoudig: snel toegang verlenen, risico’s beperken wanneer functies veranderen, toegang efficiënt intrekken als een medewerker vertrekt of wordt ontslagen, en duidelijke bewijsstukken bijhouden voor het geval er iets moet worden nagegaan.
Voorbereidingen vóór de opstart
Zorg ervoor dat ze al vóór hun eerste werkdag toegang hebben en stel startdata vast, zodat nieuwe medewerkers bij hun aankomst meteen aan de slag kunnen. Medewerkers loggen in met de juiste inloggegevens en de video biedt visuele context wanneer er vragen rijzen. of wanneer er gebruik wordt gemaakt van biometrische toegang. In de logbestanden worden de uitgifte, het tijdstip van activering en de deuractiviteit per gebruiker vastgelegd.
Afhalen van de badge en verificatie op de eerste dag
Bepaal waar de ophaling plaatsvindt en welke deuren vanaf de eerste dag in gebruik zijn, en zorg voor biometrische toegang via gezichtsherkenning met Brivo Door Station. Medewerkers krijgen voorspelbare toegang, terwijl videobeelden kunnen helpen bij het vaststellen van activiteiten. Het systeem genereert een fraudebestendig auditlogboek waarin het eerste gebruik, toegangsgebeurtenissen en eventuele uitzonderingen binnen dat tijdsbestek worden weergegeven.
Mobiele uitgifte voor gedistribueerde teams
Zero-touch provisioning neemt de logistieke bottleneck weg die het afdrukken en versturen van fysieke pasjes met zich meebrengt. Medewerkers kunnen vervolgens hun telefoon gebruiken om toegang te krijgen, en de bijbehorende videobeelden helpen bij het versnellen van de incidentbeoordeling wanneer de toegang moet worden gecontroleerd. Rapporten houden wijzigingen in toegangsrechten en bijbehorende deurgebeurtenissen bij.
Toegang op basis van ploegendienst en tijdelijke projecten
Pas roosters toe op basis van functie, dienst en locatie, en verleen tijdelijke toegang voor projectperiodes. Medewerkers krijgen toegang die aansluit bij hun opdracht, terwijl geïntegreerde videobeelden beveiligingsteams helpen bij het controleren van bewegingen in risicovolle zones.
Aannemers, leveranciers en bezoekers met vastgestelde begin- en eindtijden
Door het toegangsbeheer voor personeel te integreren, kunnen beheerders de toegang voor gasten en aannemers strikt aan een tijdslimiet binden, waardoor het risico wordt verkleind dat er na afloop van een project nog ‘verouderde’ toegangsrechten blijven bestaan. Bezoekers hebben alleen toegang tot goedgekeurde zones, en videobeelden zorgen voor een duidelijker tijdlijn als er later een incident of geschil wordt gemeld.
Beheer van de levenscyclus van toegang
Leidinggeven bij nieuwe medewerkers, functiewisselingen en vertrekkende medewerkers
Het verloop is beheersbaar als je toegang als een levenscyclus beschouwt. Het doel is om snel de juiste toegangsrechten toe te kennen, deze aan te passen wanneer rollen veranderen en de toegang in te trekken wanneer het dienstverband eindigt. Door te synchroniseren met je HR- of identiteitssysteem als de ‘source of truth’, hoeven updates niet langer handmatig bijgewerkt te worden.
Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers al vóór de startdatum toegang krijgen, zodat ze vanaf de eerste dag aan de slag kunnen.
Pas op rol en locatie gebaseerde regels toe, zodat mensen alleen toegang hebben tot wat voor hun werk nodig is.
Pas de machtigingen aan wanneer rollen veranderen, om een geleidelijke uitbreiding van machtigingen en uitzonderingen te beperken.
Stel tijdelijke projecttoegang in met begin- en eindtijden voor kortetermijnbehoeften.
Voer dit snel buiten het systeem om uit, zodat de arbeidsstatus wordt bijgewerkt en het risico wordt beperkt.
Herken de gezichten van ontevreden, ontslagen werknemers
Bekijk de toegang en exporteer de gebeurtenisgeschiedenis met bijbehorende videobeelden om uitzonderingen en corrigerende maatregelen vast te leggen.
Gecentraliseerde bedrijfsvoering
Veiligheid op de werkplek, toegangscontrole en videobewaking
Brivo Security Suite ondersteunt de toegangscontrole voor medewerkers voor deuren en toegangsbewijzen, evenals rapportage, voor bedrijfsactiviteiten verspreid over meerdere locaties.
- Gebruik op gebeurtenissen gebaseerde waarschuwingen voor openstaande deuren, te dicht achter elkaar rijden en meer om problemen in een vroeg stadium te signaleren.
- Voeg geïntegreerde wapenherkenning toe om een snellere reactie in noodsituaties mogelijk te maken.
- Geef mobiele inloggegevens, kaarten en sleutelhangers uit, zodat u deze kunt afstemmen op de workflow en de toegang snel kunt intrekken wanneer de status verandert.
- Verleen aannemers en bezoekers tijdelijke toegang met vastgestelde begin- en eindtijden.
- Synchroniseer identiteiten uit Microsoft Entra ID, Okta en Google Workspace, zodat wijzigingen in de directory in realtime worden doorgevoerd in de toegangsrechten voor fysieke toegang.
- Koppel toegangsgebeurtenissen aan videobeelden en exporteer rapporten, zodat onderzoeken beginnen bij de deurgebeurtenis en visueel bewijsmateriaal bevatten.
Waarom Brivo bij personeelsverloop?
Personeelsverloop leidt tot vermijdbare risico’s wanneer wijzigingen in de toegangsrechten achterblijven bij aanstellingen, functiewisselingen en beëindigingen van dienstverbanden. Door toegangsgebeurtenissen, videobeelden en inbraakalarmen in één enkele workflow te integreren, kunnen teams activiteiten direct vanuit één dashboard controleren, zonder dat ze daarvoor verschillende tools hoeven te raadplegen.
Veelgestelde vragen over veiligheid en personeelsverloop
Hoe ondersteunen toegangscontrolesystemen voor werknemers het automatisch afsluiten van een dienstverband?
Als uw toegangssysteem kan synchroniseren met een officiële gebruikerslijst, kunnen door HR doorgevoerde statuswijzigingen automatisch worden doorgevoerd in het fysieke toegangsbeleid. Wanneer een gebruiker stroomopwaarts wordt uitgeschakeld of verwijderd, kan de toegang snel worden ingetrokken voor alle deuren en locaties. Dit verkort de tijdspanne tussen een HR-wijziging en een aanpassing van de deurttoegang, waarin de meeste risico’s bij het afhaken van medewerkers zich voordoen.
Dit is handig wanneer bij een reorganisatie veel mensen betrokken zijn of wanneer organisaties met een hoog personeelsverloop regelmatig medewerkers moeten begeleiden bij hun vertrek.
Welke rapporten moeten beveiligingsteams exporteren voor audits en onderzoeken?
Beveiligingsteams kunnen het volgende exporteren:
- Bekijk de gebeurtenisgeschiedenis per gebruiker, groep, locatie, deur en tijdsperiode.
- Aanwezigheid van medewerkers op bepaalde locaties.
- Deurroosters.
- Administratieve wijzigingen, zoals de afgifte en intrekking van toegangsrechten en het bijwerken van rollen of groepen.
Als de video verband houdt met gebeurtenissen bij de deur, voeg dan de bijbehorende fragmenten of verwijzingen naar de gebeurtenissen toe aan de tijdlijn van het incident.
Hoe zorg je ervoor dat tijdelijke medewerkers toegang krijgen tot meerdere locaties?
Maak gebruik van groepsgebaseerde toegang die is gekoppeld aan rollen, locaties en diensten. Stel vervolgens de begin- en einddatum in, zodat de toegang automatisch verloopt. Houd het toezicht gecentraliseerd, zodat wijzigingen niet afhankelijk zijn van lokale overdrachten. Controleer wekelijks of er uitzonderingen zijn om ervoor te zorgen dat tijdelijke toegang niet te lang blijft bestaan.
Hoe lang moet u de logbestanden van het toegangscontrolesysteem bewaren?
Bewaar logbestanden in overeenstemming met het interne beleid en eventuele wettelijke, contractuele of verzekeringstechnische vereisten. Veel teams hanteren een langere bewaartermijn voor deuren of locaties met een hoger risico en een kortere bewaartermijn voor gebieden met een laag risico, zolang dit nog steeds voldoende is ter ondersteuning van onderzoeken en audits.
De bewaartermijn hangt af van uw abonnementsniveau en eventuele aanvullende bewaaropties die u mogelijk hebt aangeschaft:
- Standaardversie: 1 jaar
- Professional Edition: 2 jaar
- Enterprise Edition: 3 jaar
U kunt via uw Brivo-reseller ook extra bewaartermijnen aanschaffen (tot maximaal 7 jaar in totaal). Daarnaast kunnen beheerders met de juiste rechten een aangepaste bewaartermijn instellen (bijvoorbeeld een bepaald aantal dagen) om deze af te stemmen op het beleid van uw organisatie. De minimale bewaartermijn die u kunt instellen is 4 dagen.
Zodra de bewaartermijn is verstreken, worden de logbestanden definitief verwijderd en kunnen ze niet meer worden hersteld. Het wordt daarom aanbevolen om alle gegevens die u wilt bewaren te exporteren voordat u de bewaartermijn verkort.
Hoe zorg ik ervoor dat ontevreden werknemers geen bedrijfsmateriaal stelen?
Begin met onmiddellijke offboarding, zodat toegangsgegevens niet meer werken zodra het dienstverband eindigt. Gebruik vervolgens de videobeelden die aan de deuractiviteit zijn gekoppeld om het verkeer bij laadperrons, opslagruimtes en andere risicovolle deuren te controleren. Duidelijke registraties maken het eenvoudiger om vast te stellen wat er is gebeurd en snel te reageren. U kunt ook aangepaste watchlists maken met Face Match om waarschuwingen in te stellen als camera’s iemand detecteren die overeenkomt met afbeeldingen of video’s die u aan die lijst hebt toegevoegd.
Hoe zorg ik ervoor dat een voormalige medewerker niet meeloopt?
Zorg voor toegangscontroles die het openhouden van deuren tegengaan en houd drukbezochte ingangen in de gaten. Videobeelden bij de hoofdingangen helpen teams om patronen van meelopen te herkennen en te controleren wie er binnen is gekomen.
Hoe zorg ik ervoor dat een bevoegde medewerker inlogt, en niet iemand die diens inloggegevens gebruikt?
Koppel toegangsgebeurtenissen bij de deur aan de videobeelden van de deuropening om te controleren of de persoon die binnenkomt overeenkomt met de gebruikte toegangsgegevens. Voer voor gebieden met een hoger risico strengere beleidsregels in, zoals toegang via tweefactorauthenticatie, indien dit is geconfigureerd. Consequente monitoring en periodieke evaluaties dragen bij aan het versterken van de verantwoordingsplicht.