Préparation à l'audit
Conformité réglementaire et reporting pour les équipes de sécurité
Preuves opérationnelles
Conformité grâce à une sécurité centralisée
Fondamentalement, la conformité en matière de sécurité consiste à respecter au quotidien et de manière continue les règles de sécurité de votre organisation et à en prouver le respect à chaque cycle d’audit. Pour les équipes chargées de la sécurité physique, cette preuve comprend généralement les autorisations d’accès, l’historique des modifications des utilisateurs, les registres des visiteurs, les journaux d’événements, la chronologie des incidents et les documents prêts à être présentés lors d’un audit.
Grâce à Brivo Security Suite, la conformité en matière de sécurité devient plus facile à gérer, car les données relatives aux accès, à la vidéosurveillance, aux intrusions, à l’activité des visiteurs et à l’historique des événements peuvent être consultées sur une seule et même plateforme basée sur le cloud.
Cas d'utilisation liés à la conformité dans les opérations de sécurité physique
La conformité est plus efficace lorsqu’elle est intégrée à des processus reproductibles au sein de Brivo Security Suite, qui génèrent automatiquement des enregistrements prêts pour l’audit, plutôt que d’être mise en place à la hâte et de manière manuelle avant un audit.
Nouveaux arrivants, personnes qui changent de poste et départs
Si les changements au sein du personnel sont fréquents, le risque de voir des accès obsolètes subsister est bien réel. Vous devez disposer d’un registre des modifications d’utilisateurs, comprenant les validations et les horodatages, qui indique qui a obtenu ou perdu un accès, afin de garantir que la suppression automatisée des droits d’accès soit synchronisée avec votre fournisseur d’identité centralisé.
Visiteurs, sous-traitants et fournisseurs
Lorsque les accès temporaires sont fréquents, les codes partagés constituent un angle mort ; vous devez donc pouvoir exporter le registre des visiteurs et disposer d’une politique de conservation bien définie pour ce registre, qui consigne le nom de l’hôte, la plage horaire et les portes spécifiques utilisées. De plus, la vidéo fournit un contexte visuel permettant de contextualiser l’activité des personnes extérieures à l’entreprise.
Zones d'accès restreint et zones contrôlées
Les locaux sensibles nécessitent une gestion plus stricte. Un registre des politiques « rôle par zone » et une liste à jour des utilisateurs autorisés contribuent à mettre en place un modèle d’accès fondé sur le principe du « privilège minimal », de sorte que les utilisateurs n’aient accès qu’aux zones nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. La vidéosurveillance permet de surveiller et de détecter les comportements inhabituels dans ces zones critiques.
Exceptions et accès en dehors des heures d'ouverture
Les accès d’urgence et les interventions en dehors des heures de service doivent faire l’objet d’une documentation claire. Tenez un registre des autorisations d’exception qui établisse un lien explicite entre le responsable ayant donné son accord et l’historique des accès, par porte et par lieu. Une surveillance visuelle permet de consigner les exceptions et les accès en dehors des heures de service.
Suivi des incidents et audits des fournisseurs
Lorsqu’un incident prend de l’ampleur, la recherche de preuves ne doit pas vous ralentir. Grâce aux journaux des prestataires exportables et aux vidéos inviolables, vous pouvez répondre aux demandes d’audit en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours, en fournissant les horodatages correspondant aux moments où les prestataires sont entrés et sortis de vos locaux.
Éléments de preuve et documentation
Cadre de référence pour la conformité en matière de sécurité lors des audits
Les audits se déroulent plus facilement lorsque votre équipe est en mesure de fournir des preuves cohérentes à la demande, avec une répartition claire des responsabilités entre les services de sécurité, des installations et informatique. La mise en place d’un cadre structuré facilite le respect des normes internationales telles que celles du NIST, les exigences de sécurité physique de la norme PCI DSS et les contrôles d’accès aux installations prévus par la loi HIPAA.
Gestion et validation des identifiants : tenir à jour les types d'identifiants approuvés et les registres de validation ; fournir les listes d'autorisations d'accès et les historiques de validation. (Responsable : Sécurité en collaboration avec le service informatique)
Cycle de vie des identités et suppression des droits d'accès : harmonisez les procédures d'intégration et de départ avec les accès physiques. Associez les rôles aux zones et aux politiques de « privilèges minimaux » ; fournissez des rapports sur les politiques d'accès aux portes ainsi que l'historique de création, de mise à jour et de désactivation des utilisateurs, synchronisés avec votre fournisseur d'identité (IdP) centralisé. (Responsables : Sécurité et Informatique)
Authentification multifactorielle (MFA) pour les portes présentant un risque accru : mettez en œuvre l'authentification multifactorielle (MFA) ou un deuxième facteur d'authentification lorsque cela est requis ; fournissez les registres de configuration et les journaux de gestion des identifiants afin de prouver la conformité aux politiques relatives aux zones d'accès restreint. (Responsables : Informatique et Sécurité)
Gestion des visiteurs et des prestataires : mettez en place des accès limités dans le temps et un enregistrement documenté ; exportez les registres des visiteurs et les plages horaires d'accès par site. (Responsable : Services généraux ou Sécurité)
Journalisation, preuves vidéo et conservation : générez l'historique des événements d'accès et des preuves vidéo inviolables ; consignez votre politique de conservation des journaux de sécurité et effectuez des contrôles périodiques du système afin de démontrer votre capacité à faire l'objet d'un audit à tout moment. (Responsable : Sécurité en collaboration avec le service informatique)
Intégrité du système de sécurité: démontrer que les dispositifs de sécurité sont opérationnels et en bon état de fonctionnement, tout en garantissant la cybersécurité du système.
Opérations centralisées
La suite de sécurité Brivo contribue à garantir la conformité en matière de sécurité
Comblez le fossé entre la politique et la pratique en automatisant la collecte des données relatives aux accès, aux enregistrements vidéo et aux activités des visiteurs au sein d’une vue opérationnelle unifiée.
- Centralisez les éléments de preuve de tous les sites. Gérez les portes, les caméras, les plannings et les utilisateurs depuis une seule et même plateforme, afin que les demandes d’audit ne nécessitent pas de récupérer des données à partir de plusieurs outils. Appliquez des plannings et des règles de gouvernance cohérents à l’ensemble de vos établissements, tout en permettant des exceptions au niveau de chaque site.
- Mettez en place une gouvernance fondée sur les rôles. Utilisez des autorisations basées sur les rôles et les zones, afin que les accès soient conformes à la politique et plus faciles à justifier lors des revues.
- Contrôlez l’accès des tiers en fixant des limites horaires. Définissez les heures de début et de fin pour les fournisseurs et les prestataires, afin que l’accès expire automatiquement et que les exceptions soient plus faciles à suivre. Fournissez des éléments de preuve supplémentaires établissant un lien entre la vidéo et les événements à valider.
- Exporter des rapports prêts pour l’audit. Générez en quelques secondes l’historique des événements d’accès, les séquences vidéo associées et les registres des actions administratives, ce qui vous évite la « course effrénée » liée à la collecte manuelle des données qui précède souvent un contrôle de conformité.
- Suivez les visiteurs grâce à la solution de gestion des visiteurs Brivo, optimisée par Envoy. Enregistrez les informations relatives aux enregistrements à l’entrée et les fiches des visiteurs afin de les exporter, dans le cadre de la gouvernance et du suivi.
- Fournissez des garanties de sécurité validées. Brivo détient les certifications SOC 2 Type II (rapport soumis à un accord de confidentialité) et ISO/IEC 27001:2022, ainsi que la validation CSA STAR de niveau 1 et la conformité à la norme PCI DSS.
Sécurisez votre entreprise et respectez les exigences réglementaires grâce à Brivo
Si vous gérez plusieurs sites, le défi en matière de conformité ne se limite pas à la rédaction de politiques : il s’agit de les appliquer de manière cohérente et de fournir rapidement des preuves. Grâce à Brivo, un opérateur régional peut exiger que tous ses entrepôts respectent les mêmes normes de sécurité physique PCI DSS, garantissant ainsi qu’un changement de politique au siège social soit instantanément appliqué dans tous les sites distants.
La solution d’entreprise de Brivo est est conçue pour répondre aux exigences réglementaires strictes et aux besoins informatiques.
Questions fréquentes sur la conformité réglementaire, les preuves et la préparation aux audits
Quels sont les cadres de conformité en matière de sécurité les plus importants pour les équipes chargées de la sécurité physique ?
Cela dépend de votre secteur d'activité et de votre lieu d'implantation. De nombreuses équipes commencent par se pencher sur la protection des données, car les journaux d'accès et les enregistrements vidéo contiennent des données à caractère personnel. Au sein de l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) définit les exigences en matière de traitement et de conservation sécurisés de ces données.
Si vous utilisez l'authentification biométrique ou l'identification assistée par l'IA au sein de l'UE, la loi européenne sur l'IA peut imposer des obligations aux exploitants de systèmes d'IA à haut risque, notamment des contrôles opérationnels et des exigences en matière de journalisation, et elle peut recouper les analyses d'impact prévues par le RGPD.
En ce qui concerne les infrastructures critiques, les organismes énergétiques nord-américains pourraient devoir aligner leurs mesures de sécurité physique sur les normes CIP du NERC (par exemple, la norme CIP-006, qui traite de la sécurité physique des systèmes informatiques du réseau électrique à grande échelle).
Parmi les autres référentiels clés en matière de conformité à la sécurité, on peut citer :
- HIPAA
- ISO/IEC 27001
- SOC 2 (types I et II)
- NIST SP 800-53 (famille PE)
- PCI DSS 4.0 (Exigence n° 9)
- C-TPAT (Partenariat douanes-commerce contre le terrorisme)
Quels éléments probants une équipe chargée de la sécurité physique devrait-elle être en mesure de fournir rapidement ?
Vous devriez être en mesure d'indiquer qui était autorisé, ce qui a changé et ce qui s'est passé. Cela implique généralement de disposer des registres d'autorisation d'accès, de l'historique des modifications apportées par les utilisateurs, des registres des visiteurs et de l'historique des événements liés aux portes. Lorsque des enregistrements vidéo sont utilisés, le fait de les relier aux événements concernés aide les équipes à établir une chronologie plus claire de l'incident.
Pendant combien de temps devez-vous conserver les registres de contrôle d'accès et les registres des visiteurs ?
La durée de conservation dépend de votre politique interne ainsi que de toute exigence réglementaire, contractuelle ou en matière d'assurance. L'essentiel est de faire preuve de cohérence : définissez une stratégie de conservation et de suppression des données et veillez à ce que les équipes puissent la respecter sur l'ensemble de vos sites.
Comment gérez-vous les situations exceptionnelles, telles que les accès d'urgence ou les prestataires intervenant en dehors des heures d'ouverture ?
Considérez les exceptions comme des événements maîtrisés, et non comme des solutions de contournement informelles. Limitez l’accès à une période définie, exigez une autorisation lorsque votre politique l’exige, et consignez qui a approuvé l’exception et à quel moment elle a été appliquée.
Est-il possible de garantir la conformité en matière de sécurité avec des systèmes d'accès et de vidéosurveillance distincts ?
Oui, mais cela peut créer des frictions. Lorsque les éléments de preuve sont dispersés dans différents outils, les équipes passent souvent plus de temps à rassembler les données et à harmoniser les chronologies. Un historique unifié des événements, accompagné d’un contexte mis en relation, peut accélérer les audits et le suivi des incidents.