Preparación para la auditoría
Cumplimiento normativo y presentación de informes para equipos de seguridad
Evidencia operativa
Cumplimiento normativo gracias a la seguridad centralizada
En esencia, el cumplimiento de las normas de seguridad consiste en la disciplina continua y diaria de seguir las normas de seguridad de tu organización y demostrar ese cumplimiento en cada ciclo de auditoría. Para los equipos de seguridad física, esa demostración suele incluir autorizaciones de acceso, historial de cambios de usuarios, registros de visitantes, registros de eventos, cronologías de incidentes y registros listos para la auditoría.
Con Brivo Security Suite, gestionar el cumplimiento de las normas de seguridad resulta más sencillo, ya que permite revisar el control de accesos, las grabaciones de vídeo, las alarmas de intrusión, la actividad de los visitantes y el historial de eventos, todo ello en una única plataforma basada en la nube.
Casos de uso relacionados con el cumplimiento normativo en las operaciones de seguridad física
El cumplimiento normativo es más eficaz cuando se integra en flujos de trabajo repetibles dentro de Brivo Security Suite que generan automáticamente registros listos para la auditoría, en lugar de ser una carrera de última hora antes de una auditoría.
Los que se incorporan, los que se cambian y los que se van
Si hay cambios frecuentes en la plantilla, el riesgo de que haya accesos caducados es alto. Necesitas un registro de cambios de usuarios con aprobaciones y marcas de tiempo que muestren quién ha obtenido o perdido el acceso, asegurándote de que la retirada automática de permisos se sincronice con tu proveedor de identidades centralizado.
Visitantes, contratistas y proveedores
Cuando el acceso temporal es habitual, los códigos compartidos se convierten en un punto ciego, por lo que necesitas poder exportar el registro de visitantes y contar con una política de conservación de dicho registro que documente quién les ha dado acceso, el intervalo de tiempo y las puertas concretas que han utilizado. Además, las grabaciones de vídeo aportan contexto visual a la actividad de quienes no son empleados.
Áreas restringidas y zonas controladas
Las salas sensibles requieren un control más estricto. Un registro de políticas de «rol por zona» y una lista actualizada de usuarios autorizados ayudan a crear un modelo de acceso con privilegios mínimos, de modo que los usuarios solo tengan acceso a las zonas necesarias para sus funciones. La videovigilancia supervisa y graba comportamientos inusuales en estas zonas críticas.
Excepciones y acceso fuera del horario habitual
El acceso de emergencia y el trabajo fuera del horario habitual deben estar bien documentados. Mantén un registro de excepciones y autorizaciones que vincule explícitamente al responsable que lo aprueba con el historial de accesos por puerta y ubicación. La vigilancia visual registra las excepciones y los accesos fuera del horario habitual.
Seguimiento de incidentes y auditorías a proveedores
Cuando un incidente se agrava, la búsqueda de pruebas no debería ralentizarte. Con los registros de los proveedores exportables y el vídeo a prueba de manipulaciones, puedes atender las solicitudes de auditoría en cuestión de minutos en lugar de días, aportando marcas de tiempo que indican cuándo entraron y salieron los contratistas de tus instalaciones.
Pruebas y documentación
Marco para el cumplimiento de las normas de seguridad durante las auditorías
Las auditorías se desarrollan sin problemas cuando tu equipo puede aportar pruebas coherentes cuando se le solicitan, con una responsabilidad clara repartida entre los departamentos de seguridad, instalaciones y TI. Implementar un marco estructurado facilita el cumplimiento de normas internacionales como las del NIST, los requisitos de seguridad física de la norma PCI DSS y los controles de acceso a las instalaciones de la HIPAA.
Gestión y aprobaciones de credenciales: Mantener los tipos de credenciales aprobados y los registros de aprobación; proporcionar listas de autorizaciones de acceso y historiales de aprobación. (Responsable: Seguridad, junto con TI)
Ciclo de vida de las identidades y retirada de privilegios: coordina la incorporación y la salida del personal con el acceso físico. Asigna roles a zonas y políticas de privilegios mínimos; ofrece informes sobre las políticas de acceso a las puertas y el historial de creación, actualización y desactivación de usuarios, todo ello sincronizado con tu proveedor de identidades (IdP) centralizado. (Responsables: Seguridad y TI)
Autenticación multifactorial (MFA) para puertas de mayor riesgo: aplica la autenticación multifactorial (MFA) o un segundo factor cuando sea necesario; facilita los registros de configuración y los registros de gestión de credenciales para demostrar el cumplimiento de las políticas de zonas restringidas. (Responsables: TI y Seguridad)
Gestión de visitantes y contratistas: utiliza controles de acceso con plazos definidos y registros documentados; exporta los registros de visitantes y los horarios de acceso por ubicación. (Responsable: Instalaciones o Seguridad)
Registros, pruebas en vídeo y conservación: Genera un historial de eventos de acceso y pruebas en vídeo a prueba de manipulaciones; documenta tu política de conservación de registros de seguridad y realiza revisiones periódicas del sistema para demostrar que siempre estás preparado para una auditoría. (Responsable: Seguridad, junto con TI)
Integridad del sistema de seguridad: Demostrar que los dispositivos de seguridad están en funcionamiento y en buen estado, y que el sistema de seguridad es ciberseguro.
Operaciones centralizadas
La suite de seguridad Brivo te ayuda a cumplir con los requisitos de seguridad
Elimina la brecha entre las políticas y la práctica automatizando la recopilación de datos sobre accesos, grabaciones de vídeo y actividad de los visitantes en una vista operativa unificada.
- Centraliza la información de todas las sedes. Gestiona puertas, cámaras, horarios y usuarios en una sola plataforma, para que las solicitudes de auditoría no requieran tener que consultar registros en varias herramientas. Aplica horarios y normas de gestión uniformes en todas las propiedades, sin dejar de permitir excepciones a nivel de cada centro.
- Aplica una gobernanza basada en roles. Utiliza permisos basados en roles y zonas, para que el acceso se ajuste a la política y sea más fácil de explicar durante las revisiones.
- Controla el acceso de terceros con límites de tiempo. Establece las horas de inicio y fin para los proveedores y contratistas, para que el acceso caduque automáticamente y sea más fácil hacer un seguimiento de las excepciones. Aporta pruebas adicionales que relacionen el vídeo con los hechos que hay que validar.
- Exportar informes listos para la auditoría. Genera en cuestión de segundos el historial de eventos de acceso, las grabaciones de vídeo relacionadas y los registros de acciones administrativas, con lo que te ahorras esa «carrera de contrarreloj» que supone la recopilación manual de datos y que suele preceder a una revisión de cumplimiento normativo.
- Lleva un control de los visitantes con Brivo Visitor Management, con tecnología de Envoy. Recopila los datos de registro de entrada y los registros de visitantes para exportarlos, con el fin de facilitar la gestión y el seguimiento.
- Aporta garantías de seguridad contrastadas. Brivo cuenta con las certificaciones SOC 2 Tipo II (informe sujeto a un acuerdo de confidencialidad) e ISO/IEC 27001:2022, además de la validación CSA STAR de Nivel 1 y el cumplimiento de la norma PCI DSS.
Protege tu empresa y cumple con la normativa con Brivo
Si gestionas varias sedes, el reto del cumplimiento normativo va más allá de redactar políticas: se trata de aplicarlas de forma coherente y de presentar pruebas rápidamente. Con Brivo, un operador regional puede exigir que todos los almacenes sigan las mismas normas de seguridad física de PCI DSS, asegurándose de que cualquier cambio en la política de la sede central se aplique al instante en todas las instalaciones remotas.
La solución de seguridad para empresas de Brivo de seguridad está diseñado para cumplir con las estrictas normas de cumplimiento normativo y los requisitos de TI.
Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento normativo, la documentación y la preparación para las auditorías
¿Qué marcos de cumplimiento normativo son los más importantes para los equipos de seguridad física?
Depende de tu sector y del lugar donde trabajes. Muchos equipos empiezan por la privacidad de los datos, ya que los registros de acceso y los vídeos contienen datos personales. En la UE, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece los requisitos para el tratamiento y la conservación seguros de los datos.
Si utilizas la autenticación biométrica o la identificación basada en IA en la UE, la Ley de IA de la UE puede imponer obligaciones a los responsables de la implantación de sistemas de IA de alto riesgo, como controles operativos y requisitos de registro, y puede solaparse con las evaluaciones de impacto del RGPD.
En el caso de las infraestructuras críticas, es posible que las organizaciones energéticas norteamericanas tengan que adaptar sus controles de seguridad física a las normas CIP de la NERC (por ejemplo, la CIP-006, que trata sobre la seguridad física de los sistemas cibernéticos del sistema eléctrico a gran escala).
Otros dos marcos clave de cumplimiento normativo en materia de seguridad son:
- HIPAA
- ISO/IEC 27001
- SOC 2 (Tipo I y II)
- NIST SP 800-53 (familia PE)
- PCI DSS 4.0 (Requisito 9)
- C-TPAT (Asociación Aduanera y Comercial contra el Terrorismo)
¿Qué pruebas de auditoría debería poder presentar rápidamente un equipo de seguridad física?
Deberías poder demostrar quién estaba autorizado, qué cambió y qué pasó. Eso suele implicar registros de autorización de acceso, historial de cambios de los usuarios, registros de visitantes e historial de eventos en las puertas. Cuando se utiliza el vídeo, vincularlo a los eventos relevantes ayuda a los equipos a elaborar una cronología más clara del incidente.
¿Durante cuánto tiempo debes conservar los registros de control de acceso y los registros de visitantes?
El plazo de conservación depende de tu política interna y de cualquier requisito normativo, contractual o de seguros. La clave es la coherencia: define una estrategia de conservación y eliminación de datos y asegúrate de que los equipos puedan seguirla en todas las sedes.
¿Cómo gestionas situaciones excepcionales, como accesos de emergencia o proveedores fuera del horario habitual?
Trata las excepciones como situaciones controladas, no como soluciones provisionales. Limita el acceso a un periodo de tiempo concreto, exige autorización cuando así lo establezca tu política y lleva un registro de quién autorizó la excepción y cuándo se aplicó.
¿Se puede cumplir con las normas de seguridad si se utilizan sistemas de acceso y de videovigilancia independientes?
Sí, pero puede complicar las cosas. Cuando las pruebas están dispersas en diferentes herramientas, los equipos suelen dedicar más tiempo a recopilar registros y conciliar cronologías. Un historial de eventos unificado con contexto vinculado puede agilizar las auditorías y el seguimiento de los incidentes.